Suivi administratif avec notre logiciel CRM

Présentation vidéo du suivi administratif dans un logiciel CRM

Découvrez en vidéo comment donner la possibilité aux personnes en charges de l’administratif de disposer d’un logiciel CRM performant pour organiser et suivre les dossiers.

Carnet de contacts centralisé et mutualisé

Suivi des appels téléphoniques

Intégration suivi et délégation des fax

Modèles de courriers personnalisables

Gestionnaire de tâche intelligent

Planification des relances

Historique dossiers centralisé

Gestion des planning collaboratifs


Suivi des appels téléphoniques

Le logiciel CRM Buzzee étend ses fonctionnalités au delà de la gestion et du suivi commercial. Elle inclus par conséquent nombre de modules permettant un suivi administratif efficace. Outre la messagerie intelligente qui dote le logiciel CRM Buzzee d’une véritable puissance de travail en permettant notamment à tous les utilisateurs de votre entreprise de s’affranchir du classement et du tri de toute la correspondance faite par emails. Vous bénéficiez également d’une gestion des appels téléphoniques. Celle-ci permet tout d’abord de conserver la traçabilité de chaque appel avec un classement automatique de l’information derrière la fiche du contact et de l’entreprise qui appel. Les échanges téléphoniques ainsi notés sont directement rattachés à votre correspondant, historisés et agrégés au même niveau que les emails échangés afin de vous offrir un historique complet pour suivre facielement vos dossiers.

Solution CRM pour gérer les fax

Classement automatique des fax

Le suivi et la délégation des appels téléphonique  se font de manière simple. Ils bénéficient enfin de toutes les fonctionnalités du gestionnaire de tâche intégré avec la possibilité de déléguer suivre et donner un niveau de priorité aux appels.


Intégration suivi et délégation des fax

Il est aussi possible de recevoir vos fax directement dans le logiciel CRM Buzzee. Vous bénéficiez donc de tous les avantages de notre solution en commençant pas une économie de papier. Votre ligne de fax ne sonne plus jamais occupé car notre système permet de recevoir de multiples fax en même temps sans surcoût. Tous les fax sont automatiquement classés dans l’historique de l’expéditeur, il est possible de mettre en place un pool pour que plusieurs utilisateurs soient notifiés de l’arrivé d’un fax. Le gestionnaire de tâches est également intégré à la gestion des fax, il vous permet de dispatcher les fax à un collaborateur en tant que tâche à faire avec un niveau de priorité et des tableaux de bord pour suivre le travail délégué.


Bibliothèque de documents partagée

Vous profitez également dans le logiciel CRM Buzzee d’une bibliothèque de documents partagés. Cette bibliothèque à pour but tout d’abord de référencer l’ensemble des documents (plaquettes, présentations, …) que votre entreprise utilise au quotidien. Elle met  en plus l’accent sur l’utilisation de modèles de courrier pré-formatés, personnalisables. Les documents deviennent ainsi accessibles de n’importe où pour tous les utilisateurs authentifiés, ils bénéficient ainsi de l’assurance de trouver les bons documents avec les dernières mises à jour directement dans le logiciel CRM. Il est possible de personnaliser automatiquement dans le logiciel CRM les documents à l’aide de balises qui seront remplacées lors de l’utilisation du document par les valeurs et données de la fiche du contact ou de l’entreprise (Nom, prénom, adresse …)

Logiciel CRM avec Gestion électronique des documents (GED) intégrée

Gestion électronique des documents (GED)


Planning interactif

L’accès au planning dans le logiciel CRM de tous les collaborateurs de votre société permet de visualiser rapidement les rendez-vous déjà pris, les créneaux disponibles et de noter un nouveau rendez-vous pour n’importe lequel d’entre eux. Les rendez-vous figurent dans le planning mais peuvent également être associés à un contact, classés dans de multiples dossiers et ainsi contribuer au suivi de l’historique multi-dimensionnel. Il devient plus simple de prendre des rendez-vous pour les collaborateurs en consultant directement leurs plannings ou de savoir ou se trouve un collaborateur en temps réel. Votre entreprise devient ainsi et grâce au logiciel CRM plus réactive, en capacité de savoir qui fait quoi et quand pour suivre beaucoup plus efficacement vos dossier et améliorer significativement le suivi de votre relation client.

Enfin, Le planning est accessible de tout type de support (ordinateur, tablette, smartphone) et de ce fait est à jour en temps réel.


Classement multi-médias

Vous pouvez classer dans les dossiers vos emails, fax, rendez-vous, courriers, appels téléphoniques, tâches, fichiers, notes. Les dossiers sont uniques, ni copiés ni dupliqués, ils vous offrent une vue multi dimensionnels avec un classement possible de tout type d’événement dans autant de dossiers simultanés que souhaités. Dans le logiciel CRM, le contenu de chacun d’eux sera visible de l’ensemble de vos collaborateurs en fonction des accès ou de la confidentialité souhaitée.

Gestion multi support dans le logiciel CRM

Classement multi supports et échanges

 

Par conséquent, chacun peut y classer des informations (emails, fax, rendez-vous,…) que l’on retrouvera dans le dossier mais aussi derrière la fiche du contact concerné, sans jamais être dupliquées. En un coup d’oeil, vous  bénéficiez dans le logiciel CRM de l’ensemble des informations classées dans un dossierquel que soit le type d’information, le collaborateur, et quel que soit le contact ou la société concernés.


Classement affaires/projets

Les informations concernant une affaire, un projet,… peuvent être rattachées à un dossier Affaire, projet,…

CRM et gestion des affaires

Gestion des affaires et des dossiers

 

Chacune d’elle sera visible de l’ensemble de vos collaborateurs derrière la fiche du contact concerné mais aussi dans le dossier, sans jamais être dupliquée. En un coup d’œil, vous  bénéficiez de l’ensemble de l’information liée à cette affaire,ce projet,…  quel que soit le type d’information et quel que soit le contact ou la société concernés. Vous disposez dans le logiciel CRM d’une fonctionnalité tâches qui vous permet de savoir affaire par affaire, projet par projet,… qui doit faire quoi quand. Les informations en rapport avec plusieurs dossiers sont parfaitement gérées à l’aide du classement multi dossiers qui vous offre la possibilité de classer une même information dans plusieurs dossiers différents, sans la dupliquer.


Filtre par dossier

Dans le logiciel CRM, les historiques contacts et sociétés des échanges peuvent être filtrés pour une vue dossier afin de ne voir, par exemple, que les échanges entre vous et une personne sur un dossier particulier. Vous pouvez ainsi, derrière la fiche de chaque contact, retrouver l’ensemble des échanges de votre société et de ce contact, relatifs à un dossier précis. Les filtres par dossier permettre de filtrer les informations mais également d’ouvrir en un clic le dossier pour consulter l’ensemble des informations en rapport avec ce dossier. Vous pouvez ainsi très facilement passer d’un historique à un dossier pour ensuite aller consulter une autre fiche contact du dossier et ainsi de suite en fonction de vos besoins.

Comment gérer des dossiers dans le logiciel CRM

Gestion des dossiers